Thema: Organisations-Vorgang... Wie macht ihr es?  (Gelesen 2459 mal)

ORANGPHILOSOPHICUS

« am: 09. August 2012, 12:27 »
Liebe Community,

mich würde es interessieren, wie ihr eure Reise plant? Also der technische Vorgang des Organisierens quasi ;)
Ich habe es unter „Organisatorisches“ eröffnet, obwohl ich auch Finanzen, Visa, etc darin befinden. Es geht jedoch inhaltlich darum, wie ich mich / ihr euch eben organisiert.

Bei mir hat sich in den vergangenen Jahren und längeren Reisen bewährt, ein Excel-File zu erstellen, in dem ich alle möglichen Infos zusammentrage. Das habe ich dann mobil auf USB mit und auch online in einer aktuellen Version gesichert.

Es gibt einzelne Raster zu
•   Gesamtbudget / verfügbares Geld
•   Ausgaben
          - Laufende Kosten
          - Organisatorische Kosten
          - Flüge
          - Länderübersicht
•   Fluginfos
•   Visa-Infos
•   Zeitliche Übersicht / Kalender / Reisezeitentool
•   Einzelne Länder
          - Einreisedatum
          - Anzahl der Tage (vor allem bei kürzeren Aufenthalten ala 2 Wochen oder so)
          - Aufenthaltsort
          - Unterkunft
          - Programm, was gibt es zu sehen, was will ich machen
          - An/Abreise
          - Kosten
          - Sonstige Infos / Reiseführerhinweise / Kartenmaterial

Bevor jetzt wieder Stimmen kommen, die meinen, das wäre alles zu starr. Manchmal halte ich mich daran, vor allem wenn ich irgendwo einen Flug habe oder so. Dann trage ich mir zB ein, wann der Flug wo weggeht. Vl gibt es schon Infos wie ich am Flughafen komme, was das kostet. Erspart vor Ort oft Zeit und Geld wenn man schon weiß wo es langgeht (ZB wenn ich einen Stadtplan vorab ausdrucke auf dem ich manchmal auch schon was eingetragen habe ;) )

Manchmal sind auch nur ungefähr Gegenden mal eingetragen und es kann auch ganz anders kommen.

Hier habe ich mal mein Orangisations-Excel-File (oder als .ODS) online gestellt. Vl kanns ja sogar jemand gebrauchen oder es inspiriert jemanden, etwas Besseres zu machen ;)

Es ist zurzeit eher noch ein Gerüst, das erst nach und nach mit Informationen gefüllt wird. Die Kosten die derzeitig angeführt sind richten sich grob an Infos aus verschiedenen Foren. Die Route wird erst in den nächsten 1-2 Wochen bis nach Neuseeland fixiert.

Ich wäre ja auch an euren Inputs interessiert, was ich anders machen sollte bzw. wie ihr es angeht. Deswegen zeige ich euch bereits jetzt.

Grüße!
Phil

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Flynn

« Antwort #1 am: 09. August 2012, 13:16 »
Öhh...ja, ich find das auch sehr starr - aber jedem das Seine :)

Wir haben das ganz simpel mit einem stinknormalen Taschenkalender gelöst. Selbst ich als Informatiker nutze den für den Alltag weil er so schön viele Möglichkeiten hat :)
Da sind neben den Flugdaten auch ausgedruckte Dinge wie Mietwagen-Voucher, Hostel-Infos, Adressen, Rufnummern und und und drinne. Also quasi alles was es so zu wissen gibt. Das entsteht schon bei der Planung, allerdings ohne irgendwelche Statistiken wie lange wir in welchem Land sind.

Hinten im Notizteil gibts dann eine Finanzplanung in der unser Budget für die einzelnen Etappen drin steht und was wir am Tag ausgeben dürfen. Das wird auf der Reise dann jeden Abend ausgerechnet, eingetragen und verglichen (grob - obs jetzt 5 oder 10 Dollar mehr oder weniger sind ist nicht so wild, hauptsache es stimmt am Ende halbwegs). Ab und an wird die Bilanz dann mit dem Kontostand verglichen - in der Regel rechnen wir immer sehr konservativ in der Bilanz, sodass auf dem Konto mehr Geld ist als es sein sollte :)
Daher passt das auch so schön am Ende. Natürlich gibts auch immer eine unantastbare Reserve auf dem Konto - aber das ist eine andere Geschichte.

Die Budgets für einzelne Etappen (nicht unbedingt Länder, denn wir wissen nicht wie lange wir wo sind) sind aus Erfahrungswerten und ganz konkreten Recherchen entstanden. Beispielweise kann jeder schnell auf Hostelworld sehen wie viel Geld eine Übernachtung wo kostet. Lebenshaltungskosten ist der Grobwert sowas wie LonelyPlant-Wert * 2 - meist ist der Wert im LP total veraltet und stimmt hinten und vorne nicht mehr.

Ja...und wir Planen mit jeweils einem Budget für Unterkunft, Transport (inkl. Airlines), Verpflegung sowie Sonstiges (worunter auch Ausflüge + Anschaffungen fallen). Jede Rubrik wird kalkuliert und am Ende kommt dann eine Gesamtsumme raus. Nur das Sonstige-Budget ist da etwas anders - da ist es wie in der BWL-Vorlesung: es müssen quasi Rückstellungen gebildet werden. Wenn ich weiß ich will da Tauchen, dann kommt da auch ein grober Wert als "Rückstellungen" rein. Ansonsten nehmen wir dazu Erfahrungswerte, wenn es nur um Tagesausflüge usw. geht haben wir inzwischen gute Zahlen gefunden die uns quasi repräsentieren. Nach 10 Monaten Weltreise weiß man wie viel man so durchschnittlich verbrät bei Ausflügen und Einkäufen :)
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Patrick

« Antwort #2 am: 10. August 2012, 11:23 »

Moin Moin,

Zur Vorbereitung sind solche Excel Tabell ganz gut. Da es sich prinzipiell um ein Projekt handelt, muss man es auch dementsprechend bearbeiten. Ich denke es ist wichtig sich mit solch einem Tool Meilensteine zusetzen, damit am Ende auch nicht vieles über bleibt.

Wir verwenden derzeit OneNote für die Vorbereitung. Hier können wir uns verschiedene Kapitel (z.b. Packliste, Flüge, Länder-Info etc) anlegen. Damit kommen wir super zurecht und konnten es nach unseren Vorstellungen einrichten. Allerdings wird es auch nicht das perfekte Tool geben, hier hat jeder seine eigene Vorstellung.

Für die Reise werden wir auch auf einen Terminkalender/Organizer/Tagebuch zurückgreifen, der uns als Orga-Hilfe dient und zur Gedächtnisstütze für den Blog! Dieser braucht keinen Strom und kann sich auch keinen Virus einfangen. Außerdem ist so ein Teil Cool. Am Ende hat man ein Buch ala Indiana Jones;) Und das kannst du dann noch deinen Enkeln zeigen.

Gruß
Patrick

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weizenheizen

« Antwort #3 am: 15. August 2012, 18:59 »
Hallo,

ich schliesse mich meinen Vorrednern an. Natürlich dient eine (so weit wie möglich) genaue Kostenabschätzung im Vorfeld der Sicherheit für unterwegs und auch vor allem auch für die erste Zeit nach der Rückkehr. Aber nach einiger Zeit vor Ort wirst du wahrscheinlich ziemlich schnell die Lust und Laune auf die fast tägliche Berichterstattung in deinem xls-file verlieren. Ich selbst war 1 Jahr in USA, habe zudem mehrere Wochen jeweils in Trinidad&Tobago, Indien und SOA verbracht. Und das ohne eine tgl. Reisekasse irgendwo eintippen zu müssen. Dazu ist diese Zeit doch auch viel zu schade. Kuli und Papier machen außerdem manchmal auch Spaß ;)

Also, kurzum:
"Tool" ist für die Planung hilfreich, immer Reserven einplanen, oft genug auf den Kontostand schauen und ein "Realitätsbewusstsein" für die must's / can's und don't do's entwickelt sich sicherlich auch ohne den Rechner an der Seite sehr schnell vor Ort. OK, auch ich werde meinen Rechner mitnehmen, aber nicht um jeden Abend 'ne Stunde das Erlebte wieder mit Kosten bewerten zu müssen ;)

Gruß und viel Spaß noch bei der Planung!!!
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Annfahrt

« Antwort #4 am: 26. August 2012, 19:57 »
Ich glaube, dass es typabhängig ist, wie detailliert man Dinge plant oder protokolliert. Mir persönlich wäre es schon nach kürzester Zeit ein Klotz am Bein, auf Reisen vor irgendwelchen Tabellen sitzen zu müssen. Hier und da eine Notiz reicht meist sowieso aus, um alles nachvollziehen zu können. Aber wenn jemand Spaß daran hat, schadet es ja auch nicht. Obwohl auch die beste Organisation vor Fehleinschätzungen und falschen Kalkulationen nicht immer schützt.
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SteWal

« Antwort #5 am: 30. August 2012, 21:05 »
Ich gehör zur Planfraktion  ;)

Vor der Reise lege ich Checklisten und Tabellen fürs Budget an. Dort wird alles durchgeplant.
Für die Reise selbst nutze ich einen Kalender, wo man Dinge einheften kann. So dass ich alle wichtigen Dinge bei der Hand habe. Meine vorherige Planung dient mir dann zur Orientierung, von der ich ziemlich oft abweiche, aber danke dieses "Fahrplanes" bleibt die Struktur erhalten und ich behalte den Überblick.

LG, 

Steffi

vadasworldtrip

« Antwort #6 am: 31. August 2012, 11:05 »
Liebe Community,

mich würde es interessieren, wie ihr eure Reise plant? Also der technische Vorgang des Organisierens quasi ;)
Ich habe es unter „Organisatorisches“ eröffnet, obwohl ich auch Finanzen, Visa, etc darin befinden. Es geht jedoch inhaltlich darum, wie ich mich / ihr euch eben organisiert.

.......
Phil



Boah, das ist wirkich etwas too much, sogar für mich als Organisations-Fan. Ich mag Excel-Listen, aber diese ist mir ein wenig zu detailliert und unübersichtlich. Und dann die vielen Register. Da bekomm ich gleich Pickel, wenn mir das durchschaue :D Aber jedem das seine ;)
Ich selber werde mir vorallem mir die nötigen Terminen mit Reminder in Google Kalender eintragen. Dann wirds ein paar Listen geben (z.B. Packliste), die ausgedruckt und dann die einzelnen PUnkte gestrichen werden.

Auf der Reise möchte ich FREI sein, also soweit es geht bürokratisches vermeiden.
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